單證業務流程實質上就是國際貿易的買賣雙方履行合同的過程，因此雙方應注意加強合作，共同把單證的相關工作做好。由于外貿業務中主要采用信用證付款方式，以下就以信用證方式為例介紹進、出口單證業務流程。

出口單證的業務流程如下圖所示：

出口單證業務流程

收發訂單與備貨。這一階段單證工作的具體內容為：

①客戶詢盤：一般在下訂單之前，客戶都會把相關的詢價表給業務部，做一些細節上的了解。

②報價：業務部及時回復客戶的詢問，確定貨物品名、型號、生產廠家、數量、交貨期、付款方式、包裝規格及柜型等，開形式發票給客戶做正式報價。

③得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單。

④下生產訂單：得到客戶的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。

⑤業務審批：業務部收到訂單后，首先要做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客戶訂單傳真件與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。

⑥下達生產通知：業務部在確定交貨期后，滿足條件即可下達生產通知，通知工廠按時生產。

⑦工廠發貨的同時向出口商和稅務部門提供增值稅發票或相應的證明。

⑧稅務部門憑生產商提供的增值稅發票或其他證明，向出口商提供出口退稅專用稅票。

⑨工廠在向外貿倉庫發貨的同時，要求倉庫簽收送貨單。

⑩外貿倉庫收到貨物后，向出口商簽發進倉單。

催證、來證登記、審證與改證

①催開信用證。

在出口合同簽訂以后，如果進口商遲遲沒有開來信用證，則應根據合同中規定的開證時間或根據出口貨物的性質、備貨難度、裝運期等因素決定的合理時間來催促進口商開出信用證。

②來證登記。

進口商開出的信用證一般由進口商的開證行傳遞到出口商的通知行，再由通知行傳遞給出口商。所以，單證員收到信用證后，必須立即做好登記。登記內容主要有信用證號碼、合同號碼、開證申請人、開證行、總金額、裝運期、信用證有效期等。信用證的登記可采用登記簿的方式，登記簿作為單證工作的資料，也要進行歸檔保存。

③審核信用證。

在銀行審證的基礎上，出口商單證員應根據出口合同條款，對信用證所列各項條款內容逐項、逐字、逐句地進行審核。

④修改信用證。

改證是針對審證中發現問題的信用證進行的，凡發現不符合我國外貿政策、影響合同履行和安全收匯的內容，必須要求進口商通過其開證行進行修改，并堅持在收到銀行修改通知書后才能對外發貨，以免造成出口業務工作的被動和經濟損失。

制作出口單證

①制作外銷出倉單。

在出口貨物備齊準備裝運前，單證員可根據合同或信用證的有關條款開具外銷出倉單(也稱提貨單)，并加蓋其向倉庫留存印鑒的提貨章，以作為承運單位向倉庫提貨出運的有效憑證。外銷出倉單的主要內容包括商品名稱、數量、件數、規格、毛重、凈重、嘜頭、商品儲存地等。

②制作商業發票和箱單。

商業發票是出口單據的中心，其他單據的主要內容都是根據發票制作的。因此，制作的商業發票必須符合合同、信用證的要求，同時要與實際交貨情況一致。箱單是指裝箱單、重量單、尺碼單等，是商業發票的附屬單據。

③出口托運單。

在備貨的同時，單證員要根據不同的運輸方式，以及委托外運或外運代理公司辦理不同的托運手續，制作不同的托運單。在CFR或CIF條件下，要向海運公司及時辦理租船訂艙，并填寫“海運出口貨物托運單”;在空運或陸運的情況下，則要辦理空運或陸運的托運手續，制作空運或陸運的托運單。

④獲取裝貨單(Shipping Order，簡稱S/O)。裝貨單俗稱“下貨紙”，是運輸公司出具的表示接受委托承載的證明。

⑤制作商檢申請書并獲取商檢證書。

凡屬法定檢驗的商品，或合同、信用證要求檢驗的商品，必須通過商檢局的檢驗并取得由商檢局簽發的商檢證書。

一般情況下，出口商應在出口貨物報關前10天向商檢局申報檢驗。報驗時，應制作“出口商品檢驗申請單”。在實際業務中，有時為了簡化手續，可用商業發票副本、報關單代替商檢申請單。與之相對應的，商檢局也不逐筆簽發商檢證書，而只在商業發票副本、報關單上加蓋商檢局的合格印章，海關憑此放行。但如果信用證中規定必須出具商檢證書(例如品質檢驗證書、動植物檢驗檢疫證書等)作為議付單據時，則應照章辦理。

⑥制作運輸單據。

a.在CFR或CIF條件下，在出口貨物裝運完畢并收到外運公司(或其代理公司)的配船回單后，制作海運提單，再把海運提單送交承運人，由其簽發。海運提單是重要的物權證明。

b.在空運情況下，由承運的航空公司憑出口商的“空運貨物委托書”的內容制作并簽發“航空運單”(Airway Bill)。

c.在陸路運輸情況下，由外運公司制作并簽發“承運貨物收據”(Cargo Receipt)。

d.在大陸橋運輸情況下，由外運公司制作并簽發“聯合運輸單據”(Combined Trans-port Documents)。以上這些運輸單據都是出口商向銀行議付結匯的最主要的單據，所以，這些運輸單據中的每一項內容必須嚴格按合同、信用證規定的要求制作。另外，在貨物裝運后，一般應以電信方式向進口商發出“裝運通知”，使買方能及時掌握運輸信息，先做好相關安排。

⑦獲取簽證或認證。

簽證是指應出口商的申請和要求、由國家相關機構簽發的各種證明文件，如出口許可證、原產地證書等。認證是指應進口商的要求、由進口商指定機構(一般為進口商國家駐我國的機構，如使領館) 在某些出口單據上( 如商業發票、原產地證書等) 作必要的證明，以確認其為合法文件。

⑧制作投保單并獲取保險單。

凡是以CIF或CIP條件成交的出口合同，出口商在向承運人辦妥出口貨物的托運手續、取得承運人簽發的裝貨單后，應根據合同或信用證中保險條款的規定，填寫“出口貨物運輸投保單”，或在出口發票副本上加注保險條款的內容，在貨物發運前向保險公司投保，保險公司據此簽發保險單。

⑨制作出口貨物報關單并報關。

在外銷出倉單開立以后，將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時，應提供一份裝船資料，內容包括所裝貨物及數量、口岸、船公司、訂艙號、柜號、船開截關時間、拖車公司、柜型及數量、本公司的聯系人和電話等。

⑩制作出口收匯核銷單。

出口收匯核銷單是由國家外匯管理局制發、出口商填寫，外匯管理部門在出口貨物結匯后憑此核銷收匯、海關憑此受理報關的單據。在貨物報關后，海關在核銷單上加蓋“放行章”，然后退給出口商，出口商在結匯后據此向外匯管理部門辦理外匯核銷手續。

交單結匯

在各種單證制作或獲取完畢后，單證員應對單證再次全部審核一遍，確保單證的最終質量及安全收匯。交單就是出口商將審核無誤的全套單證送交議付銀行的行為。交單的基本要求是：單證正確、完整，提交及時，在信用證條件下，應在信用證有效期內交單。

辦理出口退稅

這是整個出口業務中的最后一個環節。出口退稅是否及時和足額，將直接影響到出口商的效益。

單證歸檔保管

出口商提交單結匯后，應將一套完整的單據副本歸檔保管。出口單證是出口業務的主要憑證，盡管一筆外貿出口業務的合同已經履行完畢，但由于各種因素，往往還需查閱這些單據。例如，保險事因的發生，進口商對品質、數量的異議及索賠等，萬一此類事件發生，就需查閱出口單證。所以，每筆出口業務的全套單據應留有一套副本歸檔保存備查。由于與貿易有關的訴訟時效是自貨到后起兩年有效，所以，單據的保存期一般為2～3年。

關鍵詞： 外貿出口單